Lohnoptimierung: Geschenke zu besonderen Anlässen

22.Jan.2023

Steuerfrei sind Aufmerksamkeiten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. Als solche werden Sachzuwendungen von bis zu 60 Euro verstanden. Ein besonderes persönliches Ereignis beispielsweise der Geburtstag, die Hochzeit, die Geburt eines Kindes oder ein Betriebsjubiläen. Es muss sich um ein besonderes persönliches Ereignis des Arbeitnehmers handeln. Weihnachten oder Ostern ist nicht ein solches Ereignis, weil dieses Ereignis alle anderen an diesem Tag auch haben. Der Arbeitgeber kann also zu einem solchen Ereignis ein Geschenk in Form einer Gutscheinkarte tätigen. Allerdings sollte der Arbeitgeber die Ereignistage im Jahr nicht übertreiben. Üblicherweise werden von der Finanzverwaltung maximal 3 im Jahr (z.B. Geburtstag, Jubiläum, Hochzeit) anerkannt.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber zum Geburtstag eine Gutscheinkarte von 60 Euro, ebenso zum 10jährigen Betriebsjubiläum und zur Geburt seiner Tochter.

Lohnoptimierung: Urlaubsgeld

17.Jan.2023

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern Urlaubsbeihilfen gewähren und diese pauschal besteuern. Mit der Pauschalsteuer ist die Lohn- und Einkommensteuer abgegolten, ebenso fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Erholungsbeihilfen sind Bar- oder Sachzuwendungen, die ausschließlich zur Förderung der Erholung den Arbeitnehmern gewährt werden. Die Erholungsbeihilfen dürfen im Kalenderjahr insgesamt nicht übersteigen:
– 156 Euro für den Arbeitnehmer,
– 104 Euro für dessen Ehegatten,
– 52 Euro für jedes eingetragene Kind.

Beispiel:

Arbeitnehmer A ist verheiratet und hat zwei schulpflichtige Kinder. Arbeitgeber G zahlt A in dem Monat, in dem Ostern ist, eine Erholungsbeihilfe von 364 Euro. Diese versteuert G mit 25 Prozent. G hat damit Betriebsausgaben von 364 Euro Erholungsbeihilfe + 91 pauschale Lohnsteuer. A hat 364 Euro mehr netto.

Die oben genannten Beträge sind Freigrenzen, d. h. die Pauschalierungsmöglichkeit entfällt, wenn die Grenze überschritten wird. Werden im Jahr mehrere Beihilfe gezahlt, mithin beispielsweise zu Ostern 100 Euro und zu Weihnachten noch einmal 150 Euro, wird eine bereits durchgeführte Pauschalierung nicht rückgängig gemacht, wenn erst durch die weitere Beihilfe die Freigrenze überschritten wird. Als Kind wird jedes Kind berücksichtigt für welches im Monat der Zahlung der Erholungsbeihilfe ein Anspruch auf Kindergeld oder Kinderfreibetrag besteht. Ehegatte ist auch der getrennt oder in Scheidung lebende Ehegatte.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beihilfe zu Erholungszwecken der betreffenden Person verwendet wird. Davon kann in der Regel ausgegangen werden, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird, mithin kurze Zeit vor oder nach dem Urlaub gezahlt wird. Als Urlaub reichen einige freie Tage wie z.B. Ostern und Weihnachten aus. Der Urlaub kann auch zu Hause stattfinden. Zwar kann auch für einen Ehegatten, der zum Arbeitnehmer in Scheidung lebt, eine Erholungsbeihilfe gezahlt werden; dann muss der Arbeitgeber aber auch beweisen, dass die Erholungsbeihilfe für die Erholung des Ehegatten verwandt worden ist. Gleiches gilt, wenn der Urlaub sehr kurz ist (1 oder 2 Tage); hier müsste der Arbeitgeber sich einen Verwendungsnachweis vom Arbeitnehmer geben lassen.

Lohnoptimierung: Erstattung der privaten Internetkosten

Gemäß § 40 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG) kann der Arbeitgeber bestimmte Leistungen an den Arbeitnehmer pauschal besteuern, wodurch die Leistungen einerseits nicht mehr der Lohnsteuer unterliegen und andererseits die Leistungen auch beitragsfrei für die Sozialversicherungsbeiträge werden, mithin hierauf keine Beiträge an die Krankenkasse für die Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegepflichtversicherung zu leisten sind.

Zu solchen Leistungen gehören neben der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von Datenverarbeitungsgeräte und die Kosten für Zubehör, den Internetzugang und die Internetnutzung. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass diese Leistungen zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Dies bedeutet, dass keine Gehaltsumwandlung möglich ist, sondern der Betrag auf den bisher gezahlten Arbeitslohn on top geleistet werden muss, beispielsweise im Rahmen einer Vereinbarung zur Gehaltserhöhung oder bei Beginn des Arbeitsverhältnisses vereinbart wird. Die Formulierung „zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ dürfte letztlich auch dahingehend zu verstehen sein, dass diese zusätzliche Leistungen nicht für die Berechnung des Mindestlohnes heranzuziehen sind, weil der Arbeitnehmer einen Anspruch daran hat, dass ihm mindestens der Mindestlohn gezahlt wird.

Die pauschale Lohnsteuer, die der Arbeitgeber trägt und nicht vom Bruttolohn einbehalten wird, beträgt in diesen Fällen 25 Prozent.

Beispiel:

Der Arbeitgeber erwirbt für den Arbeitnehmer einen Laptop für 1.999 Euro brutto und übereignet ihm diesen. Daneben erwirbt er auch eine Tastatur, ein Flexboard, ein Touchpad und einen Pencil für insgesamt 397 Euro und übereignet auch dieses Zubehör dem Arbeitnehmer. Da der Arbeitnehmer seine Wohnung neu bezogen hat, muss er für den Internetzugang einmalig 100 Euro bezahlen. Diesen Betrag übernimmt der Arbeitgeber. Schließlich kostet der Internetzugang bei der Deutschen Telekom monatlich 29,99 Euro. Hierin ist enthalten die Telefon- und Internetnutzung. Der Arbeitnehmer bestätigt dem Arbeitgeber, dass er kein Festnetztelefon verwendet, sondern den Telefonanschluss ausschließlich für den Internetzugang verwendet.

Der Arbeitgeber kann sich zunächst aus den Aufwendungen für den Laptop und das Zubehör die Vorsteuer (in der Rechnung ausgewiesene Umsatz) ziehen; Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Rechnung auf seinen Namen ausgestellt worden ist, mithin er im ersten Schritt Laptop und Zubehör erworben hat. Nach der Übereignung an den Arbeitnehmer kann er diese Zuwendungen pauschal mit 25 Prozent lohnversteuern, mithin er zahlt eine pauschale Lohnsteuer von (25 % von 2.396 Euro = ) 599 Euro. Die Aufwendungen für den Laptop und das Zubehör und die pauschale Lohnsteuer sind für ihn Betriebsausgaben. Beiträge zur Krankenkasse und zur Renten- und Arbeitslosenversicherung, ebenso zur Pflegepflichtversicherung fallen dagegen nicht an. Das gleiche gilt hinsichtlich der Kosten für den Internetzugang. Ebenso besteuert er pauschal die Erstattung von 29,99 Euro für die monatliche Internetnutzung monatlich. Er kann auch nur einen Teil dieser Kosten tragen, beispielsweise 10 Euro monatlich.