Für Unternehmer, die ihren Gewinn zulässigerweise durch eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, bestehe nach Ansicht des Finanzgerichts Köln – 15 K 1122/16, Urteil vom 7.12.2017, keine Pflicht zur Vergabe numerisch fortlaufender Rechnungsnummern.
Im betreffenden Fall hatte ein Unternehmer, der über das Internet Veranstaltungen und Reisen anbot, den Kunden nach der Buchung eine automatisiert erzeugte Buchungsbestätigung und Rechnung übersandt. Die dort ausgewiesene Buchungsnummer war eine computergestützt generierte Kombination aus Veranstaltungsnummer, Geburtsdatum des Kunden und Rechnungsdatum. Die Buchungsnummer war damit eindeutig und einmalig, jedoch bezogen auf die vorhergehende Rechnung keine fortlaufende Zahlenangabe.
Das Finanzgericht Köln urteilte nun, dass sich eine gesetzlich konkretisierte Pflicht zur Vergabe einer nicht bloß einmaligen, sondern zudem (z. B. numerisch) fortlaufenden lückenlosen Rechnungsnummer aus den Vorschriften der §§ 140 ff. Abgabenordnung (AO) nicht entnehmen lasse. Eine gesetzliche Pflicht zur Vergabe einer lückenlosen fortlaufenden Rechnungsnummer ergebe sich für ertragsteuerliche Zwecke auch nicht aus der Rechnungslegungsvorschrift des § 14 Umsatzsteuergesetzes (UStG). Zwar verlange § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG die Angabe einer fortlaufenden Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer). Die Norm stehe aber systematisch im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug nach § 15 UStG und diene lediglich dem umsatzsteuerlichen Zweck, die Korrespondenz von Umsatzsteuerschuld des Leistenden und Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers prüfen zu können.
Das Urteil ist kein Freibrief. Im betreffenden Fall waren die Aufzeichnungen offenbar geordnet und vollständig. Es gab keine Anhaltspunkte für nicht oder falsch erfasste Betriebseinnahmen, fehlende Rechnungsstellung oder Fehler bei den Buchungsnummern. Nutzt ein Unternehmer bei der Vergabe von Rechnungsnummern ein System, aus dem sich eine lückenlose Abfolge von Nummern ergeben müsste, führen fehlende Rechnungsnummern zu einem formellen Mangel der Buchführung. Allerdings sollte auch bedacht werden, dass bei einem Rechnungsnummernsystem, welches nicht numerisch fortlaufend Rechnungsnummern enthält, eher Skepsis beim Finanzamt erzeugt, ob alle Betriebseinnahmen vollständig erfasst werden. Es wäre dann damit zu rechnen, dass das Finanzamt hier intensiver prüft.