Unternehmer sind verpflichtet, während des laufenden Jahres Vorauszahlungen auf die Umsatzsteuer zu leisten. Sie haben hierfür entsprechende Voranmeldungen elektronisch an das Finanzamt zu senden, die als Steuerfestsetzungen gelten. Voranmeldungszeitraum für die Umsatzsteuer ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr. Wenn die Steuer des Vorjahres mehr als 7.500 Euro betragen hat, ist eine Voranmeldung sogar monatlich abzugeben. Die Voranmeldung hat grds. zum 10. des Monats, der dem Ablauf des Voranmeldezeitraumes folgt, zu erfolgen.
Hat die Steuer im Vorjahr nicht mehr als 1.000 Euro betragen, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe von Voranmeldungen und von der Entrichtung von Vorauszahlungen befreien. Dies gilt insbesondere für Unternehmer, die umsatzsteuerfreie Umsätze tätigen, bzw. Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, aber auch für Unternehmer, die Bauleistungen ausführen und die Steuerschuld deshalb auf den Leistungsempfänger übergeht.
Für Unternehmer, die ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit neu begründen, ist im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit und im folgenden Jahr grundsätzlich der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum, unabhängig davon, welche Umsätze sie im Vorjahr erzielt haben, es sei denn, sie machen von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch oder erzielen grds. umsatzsteuerfreie Umsätze
Wenn sich im Vorjahr ein Vorsteuer-Überschuss von mehr als 7.500 Euro ergeben hat, kann durch Abgabe einer entsprechenden Voranmeldung statt des Kalendervierteljahrs der monatliche Voranmeldungszeitraum gewählt werden.
Unternehmer, die ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben, können auf Antrag eine Fristverlängerung in Anspruch nehmen (sog. Dauerfristverlängerung). Hierdurch verschiebt sich die Abgabefrist um einen Monat. Die Fristverlängerung setzt voraus, dass der Unternehmer gleichzeitig eine Sondervorauszahlung in Höhe eines Elftels der Summe der Vorauszahlungen des vorangegangenen Jahres angemeldet und bezahlt. Diese Sondervorauszahlung wird auf die letzte fällige Vorauszahlung des Jahres, mithin für die Dezember-Vorauszahlung angerechnet. Der Unternehmer bezahlt quasi 1/132 mehr als Zinsvorteil.
Vierteljahreszahler müssen keine Sondervorauszahlung entrichten, allerdings die Dauerfristverlängerung beantragen.